La gestione dei flussi documentali è un insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

L'11 ottobre scade il termine ultimo entro il quale le Pubbliche Amministrazioni devono adeguare i loro sistemi di gestione documentale alle Regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013

Regole tecniche per il protocollo informatico"

Le principale innovazioni introdotte dalla norma sono:

• introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
• revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
• obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
• superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
• conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
• modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
• utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
• disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
• generazione dell’impronta per ogni documento informatico

Per ulteriori dettagli si faccia riferimento al seguente quadro sinottico.

L’AgID, con il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa costituisce il riferimento tecnico e il punto di raccordo nazionale per la gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico.

L’Agenzia definisce inoltre attraverso le regole tecniche le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo.

Le indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:

• Glossario/Definizioni
• Formati
• Standard e Specifiche tecniche
• Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
• Metadati

Il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa fornisce assistenza, consulenza e supporto per favorire la digitalizzazione dei flussi documentali all’interno di una stessa amministrazione e tra amministrazioni diverse.
Tra l'altro offre alle amministrazioni un servizio di audit sulla revisione dei manuali di gestione dei flussi documentali.

Comparazione regole tecniche sul protocollo informatico

Fonte: AGID